UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTACJI MEDYCZNEJ

Szanowni Państwo, uprzejmie informujemy, że:

Wniosek o udostępnienie dokumentacji medycznej może być złożony w formie pisemnej, w dowolnej treści, jednakże z wniosku musi wynikać:

  1. którego Pacjenta wniosek dotyczy;
  2. jakiej dokumentacji medycznej wniosek dotyczy;
  3. dane wnioskodawcy (imię i nazwisko) oraz dane do kontaktu (np. telefon, adres mailowy, lub adres do korespondencji) oraz określić uprawnienie do uzyskania dokumentacji medycznej (należy wskazać czy wnioskujący jest przedstawicielem ustawowym, osobą upoważnioną, osobą bliską, a jeżeli w dokumentacji medycznej nie złożono upoważnienia, do wniosku należy dołączyć jego oryginał);
  4. forma i sposób udostępnienia dokumentacji medycznej;
  5. sposób odbioru dokumentacji medycznej.

UCK WUM wprowadziło przykładowy wzór formularza o udostępnienie dokumentacji medycznej, do pobrania na stronie internetowej oraz w Punkcie Informacyjnym lub Kancelarii DSK. Nie ma obowiązku wskazywania we wniosku celu udostępnienia dokumentacji medycznej, chyba że konieczność podania celu wynika z przepisów prawa lub podanie celu jest warunkiem skorzystania z dodatkowych uprawnień.

Dokumentacja medyczna może być udostępniona w formie:

  1. do wglądu na miejscu udzielania świadczeń zdrowotnych, z wyłączeniem medycznych czynności ratunkowych, albo w siedzibie podmiotu udzielającego świadczeń zdrowotnych. Osoba posiadająca prawo wglądu do dokumentacji ma prawo sporządzenia notatek lub zdjęć. Udostępnienie dokumentacji medycznej poprzez wgląd polega na fizycznym okazaniu i umożliwieniu zapoznania się Wnioskodawcy z dokumentacją medyczną Pacjenta.
  2. przez sporządzenie jej wyciągu, odpisu, kopii lub wydruku, przy czym:
  • wyciąg to skrótowy dokument zawierający wybrane informacje lub dane z całości dokumentacji medycznej;
  • odpis to dokument  wytworzony przez przepisanie tekstu z oryginału dokumentacji medycznej z wiernym zachowaniem zgodności co do treści z oryginałem;
  • kopia – odwzorowanie oryginału dokumentacji medycznej, w formie kserokopii albo odwzorowania cyfrowego (skanu). W wyjątkowych przypadkach, jeżeli wniosek to przewiduje, kopia może zostać poświadczona za zgodność z oryginałem.
    1. na informatycznym nośniku danych;
    2. poprzez wydanie kliszy – w przypadku zdjęć rentgenowskich wykonanych na kliszy. Wydanie kliszy następuje za potwierdzeniem odbioru i z zastrzeżeniem zwrotu po wykorzystaniu.
    3. przez wydanie oryginału, przy czym oryginał dokumentacji medycznej może być wydany Pacjentowi w szczególnie uzasadnionych i wyjątkowych przypadkach, wyłącznie jeżeli zwłoka w wydaniu innej formy np. kopii dokumentacji, mogłaby spowodować zagrożenie życia lub zdrowia Pacjenta.

Wniosek pisemny można złożyć w zależności od Zakładu Leczniczego WUM:

Centralny Szpital Kliniczny

  1. osobiście w Punkcie Informacyjnym lub Punkcie podawczym Centralnego Szpitala Klinicznego UCK WUM, Banacha 1a, 02-097 Warszawa (Punkt Informacyjny – parter, hol główny przy wejściu głównym, Punkt podawczy – parter, przy wejściu głównym);
  2. poprzez przesłanie wniosku pocztą tradycyjną na adres Centralny Szpital Kliniczny UCK WUM, Banacha 1a, 02-097 Warszawa;
  3. poprzez przesłanie wniosku w ramach platformy e-PUAP: /sp_csk/skrytka
  4. poprzez przesłanie wniosku na adres poczty elektronicznej CSK UCK WUM: dokumentacja_medyczna.csk[at]uckwum.pl

Dziecięcy Szpital Kliniczny im. Józefa Polikarpa Brudzińskiego w Warszawie

  1. osobiście w Punkcie Informacyjnym lub Kancelarii Dziecięcego Szpitala Klinicznego UCK WUM, ul. Żwirki i Wigury 63A, 02-091 Warszawa (Punkt Informacyjny – parter, hol główny, Kancelaria – parter, blok 0.D, pokój 001);
  2. poprzez przesłanie wniosku pocztą tradycyjną na adres Dziecięcy Szpital Kliniczny UCK WUM, ul. Żwirki i Wigury 63A, 02-091 Warszawa;
  3. poprzez przesłanie wniosku w ramach platformy e-PUAP: /sp_csk/skrytka
  4. poprzez przesłanie wniosku na adres poczty elektronicznej CSK UCK WUM: kancelaria[at]uckwum.pl

Szpital Kliniczny Dzieciątka Jezus

  1. osobiście w Dziale Rozliczeń Szpitala Klinicznego Dzieciątka Jezus UCK WUM, Lindleya 4, 02-005 Warszawa, budynek nr 20, pokój nr 44;
  2. poprzez przesłanie wniosku pocztą tradycyjną na adres Szpitala Klinicznego Dzieciątka Jezus UCK WUM, Lindleya 4, 02-005 Warszawa;
  3. poprzez przesłanie wniosku w ramach platformy e-PUAP: /sp_csk/skrytka
  4. poprzez przesłanie wniosku na adres poczty elektronicznej CSK UCK WUM: kancelaria[at]uckwum.pl

Koszty udostępnienia dokumentacji medycznej:

UCK WUM nie pobiera żadnych opłat od Pacjentów albo ich przedstawicieli ustawowych, z tytułu udostępnienia dokumentacji medycznej po raz pierwszy w żądanym zakresie i w jednym z niżej wskazanych sposobów:

  1. sporządzenie wyciągu, odpisu, kopii lub wydruku;
  2. udostępnienie na informatycznym nośniku danych;
  3. udostępnienie przez sporządzenie kopii w formie odwzorowania cyfrowego (skanu) i przekazanie za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej lub na elektronicznym nośniku danych.

Powyższe uprawnienie do bezpłatnego uzyskania pierwszej kopii dokumentacji medycznej nie dotyczy wniosków składanych przez osoby upoważnione przez Pacjenta oraz wniosków składanych przez inne podmioty, instytucje i organy.

Niezależnie od liczby wniosków, tożsamości Pacjenta oraz zakresu udostępnianej dokumentacji medycznej, nie pobiera się żadnych opłat za udostępnienie i doręczenie dokumentacji medycznej od osoby lub podmiotu wnioskującego o udostępnienie dokumentacji medycznej w związku z postępowaniem przed wojewódzką komisja do spraw orzekania o zdarzeniach medycznych.

W pozostałych przypadkach, w tym w przypadku ponownego udostępnienia dokumentacji Pacjentowi albo jego przedstawicielowi ustawowemu, UCK WUM pobiera opłaty za udostępnienie dokumentacji medycznej w postaci:

UCK WUM przesyła dokumentację medyczną za pośrednictwem Poczty Polskiej spółka akcyjna z siedzibą w Warszawie.

  1. opłaty za udostępnienie (przygotowanie) dokumentacji medycznej w postaci wyciągu, odpisu, kopii, wydruku, informatycznego nośnika danych, w wysokości:
  • za jedną stronę wyciągu albo odpisu dokumentacji medycznej – 0,002;
  • za jedną stronę kopii albo wydruku dokumentacji medycznej – 0,00007;
  • za udostępnienie dokumentacji medycznej na informatycznym nośniku danych – 0,0004,

przeciętnego wynagrodzenia w poprzednim kwartale, ogłaszanego przez Prezesa GUS w Dzienniku Urzędowym RP „Monitor Polski”, począwszy od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym nastąpiło ogłoszenie. Wysokość opłat, uwzględnia podatek od towarów i usług, jeżeli na podstawie odrębnych przepisów usługa jest opodatkowana tym podatkiem. Dokładną wysokość opłat za udostępnienie dokumentacji medycznej określa cennik usług UCK WUM zamieszczony w treści Regulaminu Organizacyjnego UCK WUM oraz Zarządzenie Dyrektora UCK WUM.

  1. opłat za doręczenie (wysyłkę) dokumentacji medycznej – niemniej naliczona kwota musi być zindywidualizowana i ekwiwalentna, co oznacza że musi odpowiadać faktycznie poniesionym kosztom doręczenia (wysyłki) dokumentacji medycznej. Do powyższych kosztów za doręczenie nalezą również koszty naliczone przez operatora pocztowego w przypadku zwrotu przesyłki ze względu na niepodjęcie jej w terminie;

UCK WUM ma prawo uzależnić wykonanie czynności udostępnienia dokumentacji medycznej (w tym jej wydanie) od wcześniejszego uiszczenia opłaty. W przypadku odbioru osobistego, wydanie dokumentacji medycznej następuje po uiszczeniu opłaty w Kasie danego Zakładu Leczniczego UCK WUM, od poniedziałku do piątku w godzinach pracy kasy. W przypadku przesłania pocztą lub kurierem, wydanie dokumentacji medycznej następuje w ramach przesyłki za pobraniem, z obowiązkiem zapłaty przed wydaniem przesyłki adresatowi. W przypadku nieodebrania, nie z winy UCK WUM, przesłanej pocztą dokumentacji medycznej i jej zwrotu do UCK WUM, Wnioskodawca lub Pacjent zobowiązany jest do pokrycia kosztów zarówno wykonania, doręczenia jak i zwrotu dokumentacji. Powyższe nie dotyczy wniosków o udostępnienie dokumentacji medycznej po raz pierwszy. Niemniej jednak mimo braku odebrania dokumentacji, kolejny wniosek Pacjenta albo przedstawiciela ustawowego dotyczący tego samego zakresu dokumentacji, traktowany jest jako ponowny wniosek o udostępnienie dokumentacji medycznej.

Czas oczekiwania na udostępnienie dokumentacji medycznej:

Dokumentacja medyczna udostępniana jest bez zbędnej zwłoki, co oznacza że udostępnienie powinno nastąpić w możliwym najkrótszym terminie. W każdym indywidualnym przypadku najkrótszy możliwy termin w jakim może zostać udostępniona dokumentacja medyczna bez zbędnej zwłoki jest różny i zależy od wielu czynników m.in. np. od obszerności dokumentacji medycznej

Wydawanie dokumentacji medycznej:

Dokumentacja medyczna może być wydana w ramach odbioru osobistego lub przesłania pocztą na wskazany przez wnioskodawcę adres lub adres Pacjenta widniejący w dokumentacji medycznej. W przypadku złożenia wniosku drogą poczty elektronicznej, platformy e-Puap lub telefonicznie, dokumentacja medyczna wydawana jest tylko w ramach odbioru osobistego. W szczególnie uzasadnionych przypadkach, UCK WUM może wyrazić zgodę na udostępnienie dokumentacji medycznej o której udostępnienie wnoszono w formie wniosku złożonego drogą poczty elektronicznej, w ramach platformy e-Puap lub telefonicznie, poprzez przesłanie jej pocztą, jednakże w takich przypadkach przesłanie dokumentacji medycznej może nastąpić tylko i wyłącznie na adres Pacjenta lub osoby upoważnionej, który zamieszczony jest i widnieje w dokumentacji medycznej Pacjenta. Przesłanie dokumentacji medycznej za pośrednictwem poczty lub kuriera, następuje zawsze listem poleconym lub paczką, za zawrotnym potwierdzeniem odbioru, z adnotacją „do rąk własnych adresata”. UCK WUM przesyła dokumentację medyczną za pośrednictwem Poczty Polskiej spółka akcyjna z siedzibą w Warszawie. UCK WUM nie udostępnia Pacjentom jak również podmiotom i instytucjom, dokumentacji medycznej przez sporządzenie kopii w formie odwzorowania cyfrowego (skanu) i przekazania go za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej, w tym w szczególności w postaci poczty elektronicznej, faxu lub za pośrednictwem platformy e-PUAP.

Podmiotami upoważnionymi do uzyskania dokumentacji medycznej za życia Pacjenta są:

  1. Pacjent;
  2. przedstawiciel ustawowy Pacjenta;
  3. osoba upoważniona przez Pacjenta – w granicach udzielonego przez Pacjenta upoważnienia;
  4. organy, podmioty i instytucje upoważnione na mocy odrębnych przepisów prawa;

Podmiotami upoważnionymi do uzyskania dokumentacji medycznej po śmierci Pacjenta są:

  1. osoba, która w chwili zgonu pacjenta była jego przedstawicielem ustawowym;
  2. osoba upoważniona przez Pacjenta za życia – w granicach udzielonego przez Pacjenta upoważnienia;
  3. osoba bliska Pacjenta – nawet jeżeli nie miała udzielonego upoważnienia za życia Pacjenta. Osobą bliską Pacjenta jest małżonek, ojciec/matka, dziadek/babcia, syn/córka, wnuk, teść/teściowa, osoba pozostająca we wspólnym pożyciu z Pacjentem. W przypadku wystąpienia między osobami bliskimi sporu o udostępnienie dokumentacji medycznej po śmierci pacjenta, zgodę wyraża sąd;
  4. spadkobiercy Pacjenta w zakresie postępowania przed wojewódzką komisją do spraw orzekania o zdarzeniach medycznych;
  5. organy, podmioty i instytucje upoważnione na mocy odrębnych przepisów prawa;

Upoważnienie może być wyrażone poprzez pisemne upoważnienie złożone w ramach formularza rejestracyjnego dla Pacjenta podczas przyjęcia w ramach UCK WUM do szpitala lub w ramach rejestracji w poradni lub w ramach odrębnego pisma, które należy dołączyć do dokumentacji medycznej Pacjenta, bądź do wniosku do udostępnienie dokumentacji medycznej. Upoważnienie może określić zakres oraz czas obowiązywania, w tym czy dotyczy to całości dokumentacji medycznej czy jedynie jej części. Jeżeli w upoważnieniu nie ma określonego zakresu lub terminu, upoważnienie będzie uznawane jako bezterminowe i bez ograniczeń. Upoważnienie pisemne nie wymaga szczególnej formy, w tym nie jest wymagane aby było ono potwierdzone notarialnie lub urzędowo, wymagane jest jednak aby było ono czytelne i w sposób jasny określało zakres upoważnienia. W przypadku dostępu do dokumentacji medycznej badań genetycznych, upoważnienie musi zawierać wyraźną informację wskazującą na prawo do uzyskania dokumentacji badań genetycznych.

Podstawą prawną udostępniania dokumentacji medycznej jest:

  1. Ustawa z dnia 6 listopada 2008 r. o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta (Dz. U. z 2017 r. poz. 2219 z późn. zm.)
  2. Rozporządzenie Ministra Zdrowia z dnia 9 listopada 2015 r. w sprawie rodzajów, zakresu i wzorów dokumentacji medycznej oraz sposobu jej przetwarzania (U. 2015 poz. 2069 z późn. zm.);
  3. Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych);